CRM rendszer: A célorientált időgazdálkodás titkos fegyvere

2024-ben egy születésnapi ajándéknak köszönhetően megfogadtam, hogy elolvasok legalább 12 könyvet. Az első könyv, ami a Nincs időm olvasni kihívás keretében a kezembe került, Erdélyi Boróka Élet, cél, idő című könyve volt, amiről magam sem gondoltam volna, hogy ekkora hatással lesz rám. A könyv olvasása közben rengeteg olyan érdekes információval és időgazdálkodási technikával találkoztam, amiről rögtön úgy gondoltam, hogy nagyon jól tudnám hasznosítani mind a magánéletben, mind a munkám során.

Parkinson törvénye

Projektmenedzserként a munkám alapja, hogy a lehető legpontosabban becsüljem meg egy feladat idejét, illetve megfelelően priorizáljam és delegáljam azokat. A könyvben találkoztam egy érdekes megközelítéssel, ez pedig Parkinson törvénye, amely azt állítja, hogy „a munka kitölti az elvégzésére rendelkezésre álló időt.” Ez a megfigyelés különösen fontos a munkahelyi feladatok menedzselésében, mivel rávilágít arra, hogy anélkül, hogy határozott határidőket és célkitűzéseket állítanánk, a munkafolyamatok hajlamosak kiterjedni. Az időmenedzsment és a feladatok megfelelő priorizálása tehát kulcsfontosságú a munkahelyi hatékonyság szempontjából.

Rengeteget segíthet egy CRM rendszer a mindennapi munkavégzésben

Mióta dolgozom sok folyamatot és rendszert kipróbáltunk, de nem igazán találtunk olyat, ami az előző megállapítást teljesmértékben kivitelezhetővé tenné. Az általunk kipróbált rendszerek használata vagy túl bonyolult volt, vagy nem tartalmazott minden funkciót, amire szükségünk lett volna. Így jutottunk el oda, hogy fejlesztünk egy saját CRM rendszert, ami mindenben megfelel a mi igényeinknek. A QlickCRM egyik legnagyobb előnye, hogy lehetővé teszi e-mailek küldését és fogadását, amiket rögtön feladatokká lehet konvertálni. Ezen felül biztosítja a feladatok és projektek kezelését, priorizálást, határidők megadását, riportok, elemzések készítését, számlák generálását és mindezt felhasználóbarát módon. Ezek a funkciók azért is fontosak, mert egy helyről tudunk kezelni mindent, ami a munkánkhoz kapcsolódik. Kiemelt célunk, hogy mások munkáját is segítse a CRM rendszer, így modulárissá tettük, hogy más vállalkozások működéséhez is rugalmasan tudjon igazodni.

4D módszertan a feladatkezelésben

A 4D-módszerrel a könyv által ismerkedtem meg. A következő angol szavak jelentik a 4D-t: delete, delegate, defer, do. A bejövő feladatról tehát ezek alapján kell eldönteni, hogy melyik kategóriába tartozik. Mit is jelentenek pontosan csoportok? 

• A ‘do’ kalapba kerülnek azok a feladatok, amiket rögtön meg kell csinálnod. 
• A ‘defer’-be kerülnek az elvégzendő, de nem sürgős teendők. 
• A ‘delegate’ tartalmazza azokat a feladatokat, amiket át tudsz adni másnak, nem neked kell megoldanod. 
• A ‘delete’ pedig a törlendő, vagyis az, ami csak az idődet vinné, de értéket nem teremtene. 

A könyv ezen szekciójában a legérdekesebb számomra a kivétel volt, ami a kétperces szabály. Ez annyit tesz, hogy ha a feladat, ami érkezik, két percnél rövidebb időt vesz igénybe, akkor érdemes azonnal megcsinálni, ugyanis hosszabb idő lenne delegálni vagy beidőzíteni későbbre a rendszerben, mint azonnal elvégezni. Ez azért tetszett különösen, mert a munkám során napi szinten több support feladat érkezik hozzánk, amikről azonnal el kell döntenem, hogy ki csinálja, mikor és mennyi időt vesz igénybe. Mióta olvastam ezt a részt, próbálom a 4D és a kétperces szabályt alkalmazni ezekre a feladatokra.

Ehhez szorosan kapcsolódik egy másik kifejezés is, ez pedig a pufferidő. Parkinson törvényét alkalmazva fontos, hogy ne becsüljem túl az időráfordítást egy feladatra, viszont azt sem felejthetem el, hogy mindig adódhatnak váratlan események, amik befolyásolják egy munka elvégzését. Ebben segítség a pufferidő, ami annyit jelent, hogy egy picit érdemes ráhagyni a feladatokra, például egy 1 órás teendő esetében 10-15 percet. Így nem adok túlzó becslést, viszont belekalkulálom, ha valami miatt több időbe telik a feladat elvégzése.

A CRM rendszer ezt tökéletesen támogatja, ugyanis amikor beérkezik egy email, rögtön el tudom dönteni róla, melyik kategóriába kerül. Ha nem nekem kell elvégeznem, akkor egy kattintással kiválasztom a megfelelő embert a feladatra, megadom a határidőt, illetve még a prioritást is tudom jelezni, így minden kollégám látja, hogy az adott napon/héten a teendőket milyen sorrendben kell elvégezni.

Feladatok priorizálása segít a megfelelő időgazdálkodás kialakításában

Most pedig elérkeztünk az egyik legfontosabb részhez, amiben nagy segítségemre volt az Élet, cél, idő című könyv. Ez pedig nem más mint a feladatok priorizálása. Természetesen eddig is állítottam sorrendet, értékeltem a beérkező teendőket fontosságuk alapján. Azonban ha őszinte akarok lenni, megesett, hogy éppen benne voltam egy feladatban, de a beérkező teendő rövidnek tűnt, így úgy döntöttem gyorsan megcsinálom. Viszont végül mégsem bizonyult gyorsnak, mert felmerültek közben problémák, amiket meg kellett oldani. Így időt vesztettem és a másik feladatnál is kiestem a fókuszból. Utólag visszagondolva már látom, hogy sokkal hatékonyabb lett volna befejezni a már elkezdett műveletet és csak utána foglalkozni a másikkal, ugyanis akkor lett volna egy kész feladatom, ami elégedettséggel tölt el, így viszont nem tudtam időben befejezni egyiket sem. A bejövő feladat nem felelt meg a kétperces szabálynak, mert annál többet igényelt, így a ‘defer’ csoportba kellett volna tennem és beidőzíteni másnapra.

Ugyanilyen hasznosnak tartom Brian Tracy Nyeld le a Békát című könyvének említését is, amiből röviden összefoglalva az alábbi tanácsokat fogadhatjuk meg:

• Kezd a legnehezebb feladattal: A „lenyelni a békát” kifejezés azt jelenti, hogy kezdd a napod a legnehezebb és legfontosabb feladattal. A lényeg, hogy kezdj bele, és állj neki azonnal, anélkül, hogy halogatnád.
• Prioritások felállítása: Határozd meg, mi a legfontosabb feladatod, és fókuszálj arra. Tracy szerint az időgazdálkodás legfontosabb eleme a prioritások meghatározása.
• Halogatás elkerülése: Ismerd fel és kerüld el a halogatást, ami az egyik legnagyobb akadálya a produktivitásnak.

Napi/heti tervezés

Ahhoz, hogy átlásd a heted/napod, érdemes előre tervezni. A munkám során ebben a CRM rendszer nagy segítségemre van, ugyanis fel tudom venni az összes feladatomat, priorizálni, majd utána szűrni. Láthatom a teendőimet aznapra, másnapra, egész hétre vagy akár a teljes hónapra. Ezen kívül már lehetőség van automatizálásra is, így időt tudok megspórolni azokkal a teendőkkel is, amiket eddig manuálisan kellett megcsinálnom. Ilyen például az ajánlat utánkövetés, amihez eddig egy sablon e-mailt használtam, ezt küldtem ki minden olyan ajánlatkérőnek, aki nem reagált az árajánlatra. Az automatizálás segítségével már be tudom állítani, hogy 3 nap elteltével azoknak az ügyfeleknek, akik nem reagáltak az ajánlatra, menjen ki az utánkövető e mail.

Projektek részfeladatokra bontása

A szekvenciális tervezés, vagyis a részfeladatokra bontás is rendkívül jól megvalósítható a CRM-ben, ugyanis egyes support feladatok is sok esetben részekre bonthatók. A létrehozott projektekhez fel tudom rögzíteni az összes feladatot, sőt a feladatokhoz még alfeladatokat is rendelhetek. Ha kedvet kaptál kipróbálni, igényelj ingyenes demót, ahol bemutatjuk neked a rendszert és utána pedig adunk hozzáférést, hogy pár napig élőben tesztelhesd is.

Összességében tehát elmondható, hogy a CRM rendszer megadja azt a keretet a munka folyamán, ami ahhoz szükséges, hogy a lehető legjobban osszuk be az időnket és hatékonyan végezzük el a feladatokat. Az Élet, cél, idő című könyv rendkívül hasznos olvasmány, ajánlom mindenkinek, aki kicsit szervezettebben szeretné élni az életét, jobban beosztani az idejét, és megvalósítani a céljait.

Írta: Miskei Vivien