Ügyfél, projekt, feladat és e-mail kezelés
digitális ügynökségeknek a QlickCRM-ben
Szétszórt projektek? Elfelejtett feladatok? Elveszett e-mailek? Kézzel kiküldött havi számlák? Nem látod, ki min dolgozik és melyik projekt van csúszásban?
A QlickCRM egy helyen rendezi a digitális ügynökség egész működését: ügyfelek, projektek, feladatok, kommunikáció és számlázás.
Egy gyorsan fejlődő rendszer, magyar supporttal. Szinte naponta érkeznek új funkciók és a kérésünkre több nagyobb fejlesztés is megtörtént, ami megkönnyíti a munkánkat.
Ismerős a helyzet?
- Egyszerre 10–30 projekt fut, de nem látod egy helyen, melyik hol tart.
- Gyakoriak az elfelejtett, el nem végzett feladatok.
- Nem tudod pontosan, hol van a csúszás. Csak akkor derül ki, amikor már baj van.
- Az ügyfelek e-mailben írnak, de ez nincs a feladatokhoz kötve elvész a kontextus.
- A havi visszatérő díjakat (hosting, hirdetéskezelés, karbantartás) kézzel számlázod ki, ami időigényes adminisztráció.
- Az érdeklődők kezelése Excelben vagy e-mailben megy, nem látod, hol tart az ajánlat és mikor kell utánajárni.
- Új projekt indulása mindig ad hoc: mindenki fejből csinálja, nincs sablon, nincs checklist.
- Az elvégzett munkát fejből vagy külön táblázatból próbálod összerakni, ha riportot kell adni
Az legtöbb ügynökség így indul. Aztán jön még 5–10 új ügyfél, és ami eddig csak macerás volt, hirtelen komoly kockázattá válik: elfelejtett számlák, csúszó projektek, elveszített ügyfélbizalom és belső feszültség a csapatban.
A QlickCRM abban segít, hogy a digitális ügynökség operációja az első érdeklődőtől a lezárt projekten át a havi visszatérő számlázásig átlátható és rendszerezett legyen.
A QlickCRM ideális választás digitális ügynökségeknek is.
A QlickCRM-et sokféle KKV használja, de digitális ügynökségeknél is különösen jól működik ott, ahol:
- Párhuzamosan több ügyfél projektje fut különböző státuszokban.
- Vannak visszatérő havi vagy éves díjak, amiket rendszeresen ki kell számlázni.
- A csapat több tagja dolgozik egyazon ügyfélen vagy projekten.
- Fontos, hogy az ügyfélkommunikáció ne az egyes kollégák postaládájában legyen csak meg.
- Az elvégzett munkát nyomon kell követni és riportálni kell az ügyfélnek vagy a vezetőnek.
- Rendezett folyamatokban gondolkodnak, de eddig nem volt hozzá megfelelő eszközük.
Így működik egy digitális ügynökség
rendszer nélkül és QlickCRM-mel
Ajánlatadás és utánkövetés
Jön egy érdeklődő, e-mailben megbeszélitek a részleteket, elkészül az ajánlat – aztán hetekig nem tudod, hol tart. Utánkövetni elfelejtik, a lehetőség elúszik.
Ajánlatadás és utánkövetés
Az érdeklődő rögzítve van, az ajánlat az ügyfélkártyához kapcsolódik, az utánkövetési feladat automatikusan létrejön. Látod, melyik ajánlat vár visszajelzésre és mikor kell jelentkezni.
Szerződéskötés
A szerződést Word-ben rakod össze, kitöltöd az adatokat, kimentek PDF-be, elküldöd e-mailben. Minden ügyfélnél elölről.
Szerződéskötés
A szerződés sablonból, egy kattintással generálódik PDF-ként az ügyfél adataival feltöltve. Elküldöd, aláírják, az ügyfélkártyán ott van.
Projekt indítása
Mindenki fejből csinálja. Ki kell találni a feladatokat, megbeszélni a felelősöket, beírni a határidőket. Valami mindig kimarad, általában akkor derül ki, amikor már késő.
Projekt indítása
Sablonból indul: az összes feladat, felelős, határidő és checklist előre fel van építve. Nem kell kitalálni semmit csak el kell indítani.
Ügyfél kérdez, a kolléga szabin van
Az ügyfél ír, de aki a projektet viszi, épp nyaral. Hívogatni kell szabadság közben, mert csak nála van a levelezés és csak ő tudja, mi az aktuális státusz.
Ügyfél kérdez, a kolléga szabin van
A teljes levelezés, minden csatolmány és projektinfó a CRM-ben van, az adott projekthez kapcsolódva. Bárki képbe kerül pár perc alatt – a szabadságon lévő kollégát senki nem hívja fel.
Havi számlázás
Minden hónap elején végigmész az ügyfélistán: kinek kell hosting díjat, kinek hirdetéskezelési havidíjat, kinek karbantartási díjat kiküldeni. Valaki mindig kimarad, valamelyik számla mindig késik.
Havi számlázás
Az ismétlődő számlák és díjbekérők automatikusan generálódnak és kerülnek kiküldésre a beállított ütemezés szerint szamlazz.hu vagy Billingo integráción keresztül. Nem kell végigmenni semmilyen listán.
Miben segít neked a QlickCRM?
Ügyfélnyilvántartás
Minden ügyfél adata, a hozzá tartozó projektek, kommunikáció és dokumentumok egy felületen. Egyedi modulokkal azt is nyilván tudod tartani, hogy melyik ügyfélnél milyen weboldal, tárhely vagy szolgáltatás fut nem kell ehhez külön táblázat.
Projekt- és feladatkezelés
Weboldal-fejlesztés, SEO-projekt, hirdetési kampány indulása – sablonból futó folyamat, előre definiált feladatokkal, felelősökkel és határidőkkel. Nem kell minden projektnél nulláról kitalálni, mi a következő lépés.
Munkaidő mérés és riportolás
A csapat tagjai a feladatoknál rögzítik az elvégzett munkaidőt. Tulajdonosként látod, melyik projektre mennyi idő ment, hol vannak eltérések a tervezett és tényleges ráfordítás között. Az ügyféllel szembeni riportozás is egyszerűbb lesz.
Ismétlődő számlázás automatizálva
A havi hosting díjak, hirdetéskezelési retainerek és karbantartási csomagok automatikusan generálódnak és kerülnek kiküldésre. Nem kell végigmenni az ügyfélistán minden hónapban – a rendszer csinálja.
E-mail kezelés projekthez kötve
Az ügyfélnek közvetlenül a projektből vagy feladatadatlapról lehet levelet írni, és a bejövő válasz is oda kapcsolódik vissza. Nem a kolléga postaládájában él az információ mindenki látja, mi volt megbeszélve, mi vár megválaszolásra.
Csapatmunka támogatás
Tulajdonosként látod, ki mennyire terhelt, hol vannak csúszások, melyik projekt szorul figyelemre. Kollégaként tudod, mi a következő feladatod, melyik projekt sürgős, és mit vár tőled az ügyfél.
Nézd meg, mit mondanak ügyfeleink a QlickCRM-ről!
Ki tudná jobban bemutatni a QlickCRM előnyeit, mint azok, akik nap mint nap használják.
Nem szeretnél a rendszer beállításával foglalkozni?
Ha nem szeretnél napokat tölteni a technikai részletekkel és a rendszer beállításával, szakértőink szívesen leveszik ezt a terhet a válladról.
Te megosztod velünk, hogyan dolgoztok, mi leképezzük a folyamataidat a rendszerben, beleértve a projektsablonokat, az ismétlődő számlázási szabályokat és az ügyfélnyilvántartási modulokat.
Kíváncsi vagy, hogyan működne nálatok?
Örömmel tartunk nektek egy 30 perces bemutatót és megmutatjuk,
hogyan nézne ki a QlickCRM egy digitális ügynökség mindennapjaiban a projektindulástól az automatikus havi számlázásig.