Egy CRM akkor lesz igazán hasznos, ha cégetek működésére van szabva, és a csapat rutinszerűen tudja használni.
A QlickCRM bevezetése ezért nem technikai beállítások sorozata, hanem egy közös munka, aminek a végére:
- kialakulnak a CRM-ben a folyamataitok,
- bekerülnek az adataitok,
- és a kollégák megkapják az oktatást a használatáról,
hogy a rendszer valóban a napi munka része legyen.
Mennyi ideig tart a bevezetés?
A CRM bevezetés időtartama elsősorban a felhasználók számától, valamint a kialakítandó folyamatok összetettségétől függ. Minden cég működése más, ezért a bevezetést mindig az adott igényekhez igazítjuk.
A bevezetés keretei
Tapasztalataink alapján a legtöbb ügyfél esetében az alábbi keretek jól támogatják a sikeres indulást:
✅ Bevezetési időtartam: jellemzően 1–3 hónap
✅ Online konzultációk száma: 5 alkalom
✅ Egy konzultáció időtartama: kb. 90–120 perc
Ez a struktúra elegendő időt és teret ad arra, hogy a folyamatokat közösen kialakítsuk, a rendszert testreszabjuk, és a csapat magabiztosan el tudja kezdeni a használatot.
Amennyiben a bevezetés nagyobb csapatot érint, vagy összetettebb működési folyamatokat kell leképezni a rendszerben, a bevezetés ütemezését és részleteit egyedileg egyeztetjük. Ilyenkor a célunk az, hogy minden érintett kolléga megfelelő figyelmet és támogatást kapjon, a saját tempójában.
További konzultációk lehetősége
A bevezetési folyamat rugalmas: ha a közös munka során úgy látjuk, hogy további egyeztetésekre van szükség, lehetőség van extra konzultációk igénybevételére is.
Ezek segíthetnek például:
- újabb folyamatok finomhangolásában,
- belső kérdések tisztázásában,
- vagy abban, hogy a csapat még magabiztosabban használja a QlickCRM-et.
A plusz konzultációk külön díjazás mellett vehetők igénybe, az aktuális igényekhez igazítva.
Hogyan zajlik a bevezetés? (lépésről lépésre)
1. lépés – Időpont egyeztetés, felkészülés az első megbeszélésre
A bevezetés első lépéseként egyeztetjük az első online megbeszélés időpontját, majd küldünk egy rövid kérdéssort, amely segít a felkészülésben.
A kérdések célja, hogy a megbeszélésen már célzottan tudjunk haladni, és gyorsabban kialakuljon, hogy:
- milyen folyamatokat szeretnétek a QlickCRM-ben kezelni,
- kik lesznek a rendszer fő felhasználói,
- milyen adatokkal, sablonokkal dolgoztok jelenleg.
2. lépés – Folyamatfelmérés (1–2 online alkalom)
Online megbeszélés(ek) keretében megismerjük a működéseteket és feltérképezzük a folyamatokat.
A cél, hogy olyan folyamatdokumentációt tudjunk készíteni, ami alapján:
- a rendszer jól konfigurálható,
- később pedig az ügyfélszolgálatunk gyors támogatást tud nyújtani.
Példa: átbeszéljük, honnan érkeznek hozzátok a megkeresések, hogyan történik az ajánlatadás, mikor és hogyan követitek az ügyfeleket, milyen feladatok ismétlődnek rendszeresen.
3. lépés – Anyagbekérés (importok, sablonok)
A megbeszélés után küldünk egy összefoglaló e-mailt egy tételes listával, hogy milyen anyagokra van szükségünk a rendszer összeállításának elkezdéséhez.
Ilyenek lehetnek például:
- partner / ügyfél lista import fájl (Excel)
- e-mail sablonok (pl. ajánlatküldéshez vagy utánkövetéshez)
- dokumentum sablonok (pl. szerződés, teljesítési igazolás)
- technikai beállításokhoz szükséges adatok (e-mail kezelési beállítások)
Itt megkérünk titeket, hogy jelezzétek, kb. mikorra várhatjuk az anyagok megküldését, hogy jól tervezhető legyen az ütemezés.
4. lépés – CRM beállítások + adatimport
A dokumentáció és az anyagok alapján:
- kialakítjuk a szükséges folyamatokat,
- elvégezzük az importokat,
- különböző technikai beállításokat eszközölünk (pl. e-mail fiókok, feladók).
5. lépés – Testre szabott rendszer bemutatása (1 alkalom)
Egy online bemutató keretében megmutatjuk a testreszabott, már adatokkal feltöltött rendszert:
- végigmegyünk a folyamatokon,
- egyeztetjük az esetleges finomításokat,
- és kitűzzük az oktatás időpontját.
6. lépés – Oktatás (1–2 alkalom)
Az oktatás során:
- megtanítjuk a kollégákat a használatra,
- válaszolunk a felmerülő kérdésekre.
Az oktatás online, képernyőmegosztással történik, és rögzítésre kerül, hogy később bármikor visszanézhető legyen.
✅ Az oktatás végével a bevezetés lezárul.
Mikor tekinthető lezártnak a bevezetés?
A bevezetési folyamat akkor tekinthető lezártnak, amikor megtörtént a rendszer átadása és az oktatás.
A rendszer a bevezetés során már elkészül és adatokkal feltöltésre kerül, ugyanakkor a tényleges napi használatot az oktatás után javasoljuk elkezdeni, hogy mindenki magabiztosan tudja használni.
A bevezetés megkezdésétől számított első 1 hónapban nagyobb kapacitást különítünk el a bevezetési feladatokra. A bevezetés időtartamát a felhasználók számán túl az is befolyásolja, hogy a szükséges anyagok (pl. folyamatleírás, import fájlok) mikor állnak rendelkezésre, illetve milyen gyorsan születnek döntések a beállításokkal kapcsolatban. Ha az anyagok átadása 1 hónapon belül nem történik meg, akkor sincsen gond, viszont ilyenkor számolni kell azzal, hogy a bevezetés folytatása későbbre tolódhat, mivel közben más ütemezett munkák is beérkeznek.
Bevezetés utáni támogatás
+ 2 hét kiemelt támogatás az induláshoz
A bevezetést követő 2 hétben aktívan támogatjuk a csapatot, hogy a QlickCRM használata ténylegesen beépüljön a mindennapokba.
Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a bevezetést követő 2 hétben nem maradtok magatokra. Ha kérdésetek van gyorsan válaszolunk, akár együtt végigmegyünk az elakadásokon, hogy a rendszer használata magabiztosan és rutinszerűen menjen a csapat minden tagjának.
A 2 hét célja, hogy segítsünk a CRM rendszerre való átállásban, és a mindennapi használat során felmerülő kérdések, bizonytalanságok gyorsan rendeződjenek. Tudjuk, hogy egy új rendszer elindítása mindig kihívás, nektek is időt és energiát kell beletennetek a bevezetésbe, mi pedig ebben a kezdeti időszakban kiemelt támogatással segítünk, hogy a QlickCRM valóban gördülékenyen be tudjon épülni a napi működésbe.
Ha a továbbiakban felmerül kérdés (pl. beállítás, használat, funkció kapcsán), az ügyfélszolgálatunkat lehet keresni az alábbi elérhetőségeken:
📩 E-mail: support@qlickcrm.com
📞 Telefon: +36 20 238 9853
Emellett javasoljuk a tudásbázisunk használatát is, ahol sok gyakori kérdésre találtok választ:
👉 https://help.qlickcrm.com
Amennyiben összetettebb kérdésről, folyamatok átalakításáról vagy nagyobb testreszabásról van szó, lehetőség van külön konzultáció igénybevételére is.
